基層檔案庫房的基本功能是負責基層單位在重大的工作以及活動中生成的具有重要意義且具備保存價值的文件材料的歸檔和管理工作。它涵蓋了基層單位、人事、基礎建設等多方面的內容。當前，隨著我國經濟水平的全面提升，大城市各大單位檔案管理工也朝著科學、規范、信息化方面發展。電子數據的發展為檔案管理人員在開發和充分利用檔案資源方面提供了十分便捷的途徑。

  與之形成鮮明對比的是基層單位檔案管理卻大多還處于專業工作人員少、技術管理平臺簡單、工作環境比較簡陋的情況下，沿用著相傳統的“封閉型”管理模式，再加上工作人員檔案意識和管理能力等多方面條件的制約，使基層單位在檔案安全上存在著很大的威脅。基層檔案庫房在其發展的過程中可以產生具有基層單位行業特點的各式檔案。比如各種文書檔案和人事檔案，它們是基層單位十分貴重的信息資源，也是寶貴的財富。所以，基層單位的檔案管理既需要做到門類齊全，滿足基本需求，又要找到適合本地區特點的安全有效的管理方法，這其中既能分散又可以集中的簡約、扁平化的管理方法無疑可以成為一種簡單安全的方法。