基層檔案室與檔案密集架是基層工作人員儲存信息的重要場所，檔案是基層單位人員信息的重要載體，是基層單位管理工作的一項重要組成部分，科學并且規范地管理好基層單位的檔案，對人力及其他資源的開發以及利用發揮著十分重要的作用，對基層單位的生存和發展非常關鍵。與此同時，它也是一個評價和考核基層單位工作人員工作和管理業績的重要尺度。但由于管理檔案工作的結果不能夠生成直接經濟效益，再加上有很大一部分職工管理檔案的意識薄弱，認識不到基層檔案是一種非常貴重的信息資源，進而造成基層單位檔案工作產生局限性，導致檔案管理能力弱化，管理方式單一，使檔案管理在安全性上存在隱患，其導致的結果是檔案管理水平始終處于一個相對低下的水平。因此每個單位的檔案室里存放檔案的工具是方便檔案管理至關重要的存在。