前端控制是文件生命周期理論的重要內容，文件的形成 是前端，歸檔、鑒定、整理、保管等是后端，永久保存或銷 毀是末端。由于電子文件的易更改性，電子文件顯得“稍縱 即逝”，檔案密集架管理人員若不積極介入文件的形成和保管過程，文 件將可能不存在，故前端控制是確保電子文件真實可靠、完 整安全的重要保障。根據電子文件的特點和管理要求，建設數字檔案室，形成一個完整的管理體系，對電子文件從產生 到歸檔，再到永久保管或銷毀的整個生命周期進行管理，監 控和記錄該電子文件創建、登記、修改、審核、簽署、分發 等一切操作過程，將電子文件中不可視的部分變為可視的元 數據保存下來，同時，元數據不間斷地對電子文件的物理管 理進行自我記錄。這些管理和追蹤記錄，對于證明電子文件的行政有效性和法律證據性極其重要

  勘測設計類檔案利用于勘測設計、項目設計成果增加出 版、各級各類職稱評審、項目申報、項目成果報獎、項目驗收、工程回訪等工作過程中,對各門類檔案的需求呈現“集中 噴發”、“間歇井噴”、“短期急需”等特點。通過對近年 來勘測設計企業檔案密集架管理現狀與利用數據統計分析，可以發 現檔案利用類型非常豐富、利用率非常頻繁，除以上幾種檔案利用基本利用形式外，還衍生出知識挖掘、知識參考咨詢等更深層次的利用需求。為滿足日益多樣化、深層次的檔案利用需求，建設數字檔案室已成為“十三五規劃”中信息化建設的重點項目