檔案信息化具有系統性特點，在管理模式上由原本實體保管向數字化形成轉變，將分散資源運用信息化的方式存儲，進而使管理更標準。在此情況下，能夠使信息資源以網絡化的形式連接，實現資源整體利用率的提升，并且有效進行資源共享。但是就當前發展現狀來講，仍然存在較多問題需解決[1]。

一、檔案信息化的主要含義與內容

高校檔案是對學校科研、教學、黨政等各種活動的記錄，以圖表、文字、聲像等形式保存，反映了歷史發展和人才培養等多個方面，內涵比較豐富，經濟價值、歷史價值以及文化價值明顯，能夠將學校整個發展過程系統呈現出來，也能使高校持續發展獲得歷史依據[2] 。

檔案價值的發揮需通過信息開發、信息處理、信息利用、信息傳遞等多個方面實現。如果檔案僅僅是放置在檔案庫中，其中蘊含的價值難以得到充分體現。檔案部門實際上屬于服務機構，信息化建設的實現能夠促進其服務質量和水平的提升，因此信息化建設在高校當中發揮著十分重要的作用。信息化建設在實施時主要是將檔案資源作為中心，確保各種檔案數字化的實現，在此過程中，能夠實現對電子文件的自動化管理，保證高校對電子文件、數據資源的有效利用，并且實現管理的動態化。

二、高校檔案信息化建設存在的問題

(一)基礎設施不夠健全檔案信息化的實現需有與之對應的設施作為輔助，但是當前高校中，硬件配置方面有所欠缺，只有臺數不多的計算機，也沒有積極引進先進管理系統。在這種情況下，信息化建設難以達到實際要求，檔案管理存在嚴重滯后、效率不高的問題。同時在實際操作時，存在操作缺乏系統性、工作隊伍不能滿足實際需要的問題。

(二)缺少規范性體系

規范性體系的建設，能夠實現對文件歸檔、形成、存儲、查詢、管理、傳輸等方面的有效管理，促進檔案信息化在快速、有序的狀態下開展。但是多數高校在進行信息化建設過程中沒有進行統籌規劃，建設時分散性、隨意性特點比較明顯。文件歸檔、檔案管理、信息公開、網站管理、網站建設等方面在標準上還需進行統一和規范[3] 。教務系統、招生系統、人事系統、科研系統以及檔案系統之間存在各自為政的問題，彼此之間的數據難以實現共享。

(三)數據信息安全難以得到保證

在互聯網快速發展背景下，信息獲取渠道逐漸拓寬，促進了信息資源彼此之間的共享。但是高校在進行檔案信息化過程中，信息數據在安全方面存在較大隱患，信息被竊取、服務器被攻擊的可能性較大。這主要是由于高校當中人員技術有限，并且多數檔案部門在安全意識方面比較差，在安全防護水平上比較低。在進行信息管理時往往是利用安裝殺毒軟件、定期備份等方式，如果遇到系統癱瘓或者是數據丟失問題，造成的損失將難以估量。

(四)檔案管理人員專業水平有待提升

隨著高校的擴展，生源規模逐漸擴大，學校在科研、教學管理以及基礎建設等方面的工作量逐漸加大，在此情況下，檔案資料在數量上也呈急劇增長狀[4]。隨著對檔案信息資源開發力度的加大，檔案部門在實際工作中對檔案服務工作、編研工作越來越重視，并積極轉變在實際工作中的形式。但是高校中很多負責檔案管理的工作人員并不是專業出身，也沒有經過系統培訓，在實際工作中對數據存儲、安全技術、壓縮技術等方面的使用還不夠熟悉。信息化建設的長遠需要難以得到充分滿足，工作人員專業水平的欠缺，在一定程度上影響了信息化建設的整體進程。

(五)管理理念缺乏創新性

在多數人的思想認識中認為高校當中的檔案管理是一項比較輕松的工作，技術含量低、工作輕松、操作簡單。多數高校對檔案管理缺乏足夠重視，在篩選工作人員過程中沒有體現出精細性，這在一定程度上使管理工作在實施時存在明顯滯后性。同時管理人員對工作也不夠重視，以致于高校在進行信息化建設過程中存在觀念守舊、認識不夠到位的問題。